Avec la numérisation des données, de plus en plus d’entreprises et de particuliers préfèrent réaliser certaines tâches sur le web. La lettre recommandée électronique constitue une solution numérique du courrier recommandé classique. Ainsi, le processus de diffusion de ce genre de courrier ne cesse de se multiplier au sein des entreprises. Mais comment procéder pour réussir l’envoi d’une LRE ?
Que faut-il connaitre d’une lettre recommandée électronique ?
Par définition, la lettre recommandée électronique ou LRE se réfère à un courrier numérisé pouvant être employé par les professionnels et les particuliers. Une fois la lettre envoyée, l’expéditeur sera notifié de son opération. De son côté, le destinataire sera alerté par mail lorsqu’un courrier lui est adressé. Tout comme les procédures administratives effectuées sur internet, la lettre recommandée numérique possède les mêmes valeurs qu’un courrier recommandé traditionnel. Cependant, son envoi et son traitement sont réglementés par la loi. De ce fait, certaines conditions sont à respecter pour pouvoir utiliser la LRE dans son établissement. Cette alternative de la lettre recommandée en version papier peut être adoptée si la diffusion d’un courrier
recommandé par voie électronique est requise par la législation. Cela peut être le cas d’une résiliation d’un contrat de logement. Opter pour la lettre recommandée électronique n’est pas obligatoire, mais vivement indiqué si vous souhaitez avoir une preuve de la date de résiliation ainsi que d’une preuve d’expédition de la lettre. Vous pouvez miser sur le
courrier recommandé électronique dans les domaines appartenant aux RH, aux professions juridiques, à l’immobilier, à la banque, aux assurances, etc.
Envoyer une lettre recommandée électronique : comment s’y prendre ?
Quelques étapes sont à suivre pour réussir l’expédition d’une LRE. Tout d’abord, il est nécessaire de sélectionner un prestataire de services de lettre recommandée par voie électronique. Ce type de courrier se transmet habituellement moyennant des services informatiques. Ensuite, l’obtention de l’approbation du destinataire est primordiale avant de finaliser l’envoi du courrier numérique. Le destinataire de la lettre peut être un non professionnel ou un professionnel. Si vous envisagez de faire parvenir une lettre recommandée électronique à un professionnel, vous n’avez pas besoin d’obtenir l’accord de celui-ci. Vous devez tout de même le prévenir pour qu’il soit notifié de l’opération effectuée. Dans le cas de la transmission d’une LRE à un particulier, l’obtention de l’accord du destinataire est fondamentale. En outre, la présentation d’une pièce d’identité valide est nécessaire lors de la distribution d’une LRE. Enfin, se connecter à un compte et s’authentifier sur la plateforme du prestataire de services sélectionné sont requis avant de poster un
courrier recommandé avec accusé de réception électronique. Dans cette optique, de nombreuses possibilités sont envisageables comme le moyen d’identification électronique que le prestataire de services fournit au destinateur. Le choix du certificat de signature numérique qualifiée est également possible. Une fois cette étape d’authentification terminée, la lettre peut être déposée maintenant sur le site. L’expéditeur sera amené à payer les frais de transfert du courrier. En ce qui concerne le destinataire, il aura cinq jours en moyenne pour
recevoir une lettre recommandée électronique dans sa boite mail.
Quelques avantages de choisir la LRE
Opter pour la
lettre recommandée électronique présente en général de nombreux avantages. Économies, simplicité de diffusion, traçabilité en temps réel, accélération de la transmission sont autant de points en faveur de cette alternative aux recommandés papiers. En choisissant d’établir un courrier recommandé par voie numérique, l’opérateur a la possibilité de sauvegarder la preuve de l’expédition de la lettre pendant une durée de douze mois. Ce justificatif inclut principalement le moment de l’envoi du courrier recommandé digital, des coordonnées du destinataire e un numéro d’identification. De cette façon, l’émetteur accède facilement à ces données après une demande réalisée auprès du prestataire de services.
