Un séminaire de direction est d’une importance capitale pour une entreprise. C’est durant ce moment que sont prises les décisions stratégiques liées à l’avenir de cette dernière. Ainsi, son organisation doit être impeccable. Dans ce contexte, une préparation en amont est nécessaire. Voici les étapes essentielles pour un séminaire de direction réussi.
Définir l’objectif et les cibles du séminaire de direction
Définir un objectif précis est primordial pour un séminaire direction. C’est même la raison d’être d’une telle réunion. Sans quoi, il n’a pas lieu d’être. De ce fait, il est nécessaire d’analyser si une situation nécessite une telle réunion. L’objectif peut être, par exemple, l’élaboration du plan d’action sur un nouveau projet, la répartition des rôles pour la gestion d’un nouveau plan, la présentation d’un nouveau membre du comité de direction, etc.
Vu que ce type d’événement est planifié dans le but de parler d’un sujet délicat, le contenu doit rester confidentiel jusqu‘à l’aboutissement d’une décision ou de l’atteinte de l’objectif avant d’être communiqué au membre du personnel de l’entreprise, et encore, si cela est obligatoire.
Mais les principales cibles de la réunion doivent aussi être déterminées en amont, après avoir fixé l’objectif. En effet, l’effectif total des participants à la réunion est utile pour la suite de l’organisation du séminaire de direction.
Fixer une date et un endroit approprié pour le séminaire
Une fois que l’intérêt du séminaire et les participants sont défini, le choix de la date doit être bien étudié. Pour cela, il est important de la fixer en fonction de l’objectif et de la disponibilité des participants. Si le but de la réunion est, par exemple, la préparation d’une visite d’un potentiel investisseur, la date du séminaire doit être fixée de façon à permettre la mise en place des décisions prises lors de la réunion.
Concernant le lieu où doit se dérouler le séminaire, il doit aussi être étudié de manière judicieuse. Pour cela, certains aspects sont à considérer. Il s’agit ici d’une réunion de personnes qui s’occupent de la direction de l’entreprise. Le lieu doit, dans ce cas, avoir un certain confort et avoir la capacité d’accueil de l’effectif total des participants.
Si l’entreprise dispose de ce genre de local, l’organisateur est exempté de cette tâche. Dans le cas contraire, il est préférable de procéder à une location extérieure. Toutefois, il est quand même préférable de le faire en dehors de l’entreprise si l’événement est prévu pour plusieurs jours.
Faire attention à la communication et préparer la logistique de l’événement
Pour n’importe quel séminaire, il est toujours nécessaire de penser à la logistique et à la communication. Et une réunion de direction n’échappe pas à cette règle. Pour la logistique, il est nécessaire de penser à l’hébergement, au transport, à la restauration des participants et aux fournitures indispensables pour une réunion, dans le cas où le séminaire se fait en extérieur. Ce qui implique la nécessité de définir un budget plus conséquent pour l’organisation.
Concernant le travail à faire sur la communication, prévenir les participants de la tenue d’un séminaire 15 jours avant la date fixée est de mise. Et cela doit être suivi d’un rappel une journée avant le jour J afin de confirmer la disponibilité de chacun. Il faut aussi leur communiquer en amont le but de la réunion pour qu’il se prépare. Des supports de communications, comme le planning de l’événement, doit être mise à disposition des participants.
Mais toutes ces étapes demandent une certaine disponibilité pour être mis en place. Surtout pour la visite des lieux. C’est pourquoi certains organismes proposent des services d’organisation de séminaire de direction. Dans ce contexte, il se charge de trouver le lieu où le séminaire pourrait se tenir.